|
Когда решения требуют согласования нескольких точек зрения, то для эффективного обмена информацией часто оказывается необходимым, чтобы все участвующие в подготовке решения были собраны вместе для непосредственного обсуждения на совещании или серии совещаний. Когда желательно формализовать процедуру со-вещаний и в серии совещаний участвует одна и та же группа лю-дей, на определенный срок может быть создан комитет.
Важное преимущество совещаний и комитетов перед согласованием "шаг за шагом" состоит в том, что все участники могут прямо и одновременно общаться друг с другом. Этим создается максимальная возможность для свободного обмена информацией и идеями.
Одним из наиболее известных примеров эффективного использования комитетов в работе федерального правительства стала выработка законодательства и анализ плана Маршалла по оказанию помощи Европе. Государственный департамент, департаменты торговли, сельского хозяйства, внутренних дел, финансов и другие фе-деральные министерства откомандировали своих сотрудников для работы в комитетах, которые детально изучали предложения, ранее намеченные в Париже Комитетом по европейскому экономическому сотрудничеству.
Среди предложений этого множества комитетов были проект Закона об экономическом сотрудничестве, анализ состояния дел в каждой из основных отраслей европейской экономики и предложения по бюджету нового учреждения. Работа по планированию сотрудничества оказалась столь эффективной, что, хотя позднее было внесено много изменений в деталях, Управление экономического сотрудничества начало реальную работу по предоставлению помощи менее чем через 30 дней после того, как Конгресс принял соответствующий закон и был назначен директор управления.
Успех работы на основе создания комитетов в данном случае определялся рядом причин. Две из них проливают свет на те условия, при которых можно ожидать, что совещания и комитеты облегчат общение. Во-первых, в годы войны в Вашингтоне сформировалась большая группа высокопоставленных молодых администраторов, которые находились в частном неформальном общении друг с другом и привыкли совместно обсуждать международные экономические проблемы. Следовательно, комитеты стали средством формализации неформальной системы коммуникации, которая уже в значительной степени действовала.
Во-вторых, проблемы, которые надо было решать при разработке программы экономической помощи, совершенно не умещались в жесткие рамки одного департамента. Почти каждый аспект программы представлял значительный интерес по крайней мере для шести-семи из них. В тех же случаях, когда проблема, обсуждаемая комитетом, интересна лишь немногим участникам, то работа такого комитета оказывается гораздо менее успешной. Например, многие мэры городов не проявляют интереса к еженедельным рабочим встречам с руководителями муниципальных учреждений и служб, потому что нежелание руководителей муниципальных уч-реждений говорить о своей деятельности столь велико, что проблемы, поднимаемые на этих встречах, интересны лишь для одного-двух учреждений. Лишь по таким всеохватывающим вопросам, как строительство муниципальных домов, бюджет, кадры, возникает убедительная причина для активного участия всех руководителей муниципальных учреждений и служб. Большинство мэров, которые пытались проводить рабочие встречи периодически, затем полностью отказались от этой практики или организовывали их только по основным проблемам, имеющим общий интерес.
Помимо обеспечения свободного обмена мнениями и, следовательно, принятия более проработанных решений, совещания и комитеты выполняют другие важные коммуникативные функции. Во-первых, они способствуют глубокому пониманию выработанных решений участниками совещаний и комитетов. Более того, чувства сопричастности к процессу выработки решения и ответственности за него сильно повышают мотивацию участников при выработке последующих решений. Не подлежит сомнению, что групповое участие в выработке решений обеспечивает согласие с новыми про-граммами и организационными изменениями.
Только на уровне федерального правительства существует несколько сотен комитетов межминистерского характера. Это свидетельствует о растущей взаимосвязи программ различных федеральных министерств, особенно при воздействии этих программ на внешнюю политику и национальную экономику. Вероятно, почти такое же количество комитетов, связывающих друг с другом отдельные учреждения и отделы, существует внутри каждого из основных федеральных министерств.
Однако отсюда не следует, что комитеты являют собой картину ничем не нарушаемого великолепия, к подобному выводу прийти довольно трудно, имея в виду множество жалоб со стороны федеральных администраторов на обременительный характер работы комитетов. Конечно, по сути дела это жалобы на сложность федеральной администрации - сложность, которая есть скорее причина, чем следствие деятельности комитетов. Тем не менее комитеты могут оказаться крайне дорогостоящими и отнимающими много времени, если они создаются без реальных оснований, если их работа страдает от некомпетентного председателя или неудовлетворительной подготовки материалов и документов, если они продолжают существовать после выполнения своей задачи (такое нередко случается). Часто комитеты используются для решения несвойственных им задач. Например, комитет может рассмотреть документ, который был составлен предварительно, но почти никогда группа более 2 человек не может выполнить работу по составлению документа. Точно так же комитеты часто увязают в дискуссиях по практическим вопросам, которые могли бы быть гораздо лучше и быстрее решены, минуя комитеты.
Поскольку наши рассуждения относятся к комитетам как средству коммуникации, то в них не затронуты комитеты (которые гораздо чаще называются правлениями или комиссиями), создаваемые как часть административной иерархии и несущие официальную ответственность за руководство учреждением или другим административным подразделением. Для примера можно назвать Морскую комиссию США, Федеральную комиссию по торговле, Комиссию штатов по спиртным напиткам, городские школьные советы и т.п. Такие правления и комиссии правильнее рассматривать как коллективных руководителей, нежели средство межучрежденческой координации в рамках административной структуры.
|
