|
Хранить информацию так, чтобы она была доступной, когда в этом возникает потребность, - сложная проблема для любой крупной организации. При небольшом объеме работы может оказаться достаточным положиться на память отдельных служащих или на архивы. Но даже в офисе, где работают три-четыре человека, необходимо использование системных методов регистрации и хранения документов и бумаг, чтобы содержащаяся в них информация была доступна всем членам организации.
При создании любой системы регистрации и хранения надо формировать ее так, чтобы: 1) материал всегда был доступен; 2) материал регистрировался, хранился и выдавался из архива с минимумом затрат. Когда полиция задерживает подозреваемого, первый вопрос, на который должны ответить данные из архива, звучит следующим образом: "Арестовывался ли этот человек ранее?" Ответ на этот вопрос - задача картотеки предыдущих арестов и дактилоскопической картотеки. Поскольку слишком дорого сравнивать вновь сделанные отпечатки пальцев со всеми уже имеющимися в картотеке, была разработана система их классификации. Сформировав картотеку отпечатков в соответствии с принятой классификацией, можно сразу определить, имеются ли в картотеке отпечатки, идентичные вновь сделанным. Именно этой цели служит почти любая система классификации - четкому разделению отпечатков на классы и выделению в каждый класс лишь нескольких образцов.
Управлением социального обеспечения была решена трудная проблема регистрации и хранения всех данных по заработной плате каждого работающего, подпадающего под действие соответствующего закона. Один из методов состоял в том, что каждому работающему присваивался номер, соответствующий его свидетельству о социальном страховании, на который и заносились данные о зарплате. Недостатки такого метода состоят, во-первых, в том, что легко сделать ошибку при переписывании номера и при его внесении в соответствующую архивную папку, а ошибка может обнаружиться лишь через несколько лет, если вообще обнаружится. Во-вторых, служащий, который ошибочно может быть зарегистрирован под двумя номерами, соответственно имел бы право на в два раза более высокие выплаты.
По этим причинам номерная система регистрации была отвергнута в пользу алфавитно-именной. Но этот метод создал трудности иного порядка: имена могут быть произнесены неправильно или несколькими способами, а также нередко люди могут иметь одинаковое имя. Вторую проблему можно решить под классификацией лиц с одинаковыми именами в соответствии с номерами свидетельств о социальном страховании; первую - использованием фонетической, а не строго алфавитной системы формирования архивной картотеки по именам.
Встречаются трудности и другого порядка, если заранее точно неизвестно, когда и с какой целью архивная информация должна быть использована. Агентства, занимающиеся наймом в государственные учреждения, должны вести картотеки лиц, ищущих работу. Когда в агентство приходит информация об открывшейся вакансии, картотека должна помочь при отборе пригодных людей. Классификация по профессиям лишь частично удовлетворит это требование, но во многих случаях данные о лицах, ищущих работу, и описания специальностей и типов работы не поддаются четкой классификации, сколь бы изощренной она ни была. Следовательно, может оказаться необходимым занести информацию о лицах, ищущих работу, на перфокарты, которые могут быть быстро автоматически рассортированы с целью поиска кандидатов с желательным сочетанием специальностей. В других случаях гибкость системы регистрации и хранения данных может быть увеличена перекрестным дублированием данных и разработкой перекрестного указателя.
Хороший пример решения сложной проблемы регистрации и хранения дает библиотека. Доступ к фондам библиотеки обеспечивается хранением книг в соответствии с присвоенными им шифрами так, что любая конкретная книга может быть быстро найдена; тематической классификацией, лежащей в основе шифровой классификации и позволяющей группировать книги по темам хотя бы приблизительно; использованием карточек, где указаны тема, название и автор каждой книги вместе с шифром, позволяющим отыскать ее в хранилище.
|
